Как правильно ставить задачи и поручения сотрудникам?

В этой статье мы обсудим особенности постановки задач. Разберем не только техники постановки задачи, но и подводную часть айсберга, которая покажет почему же поставленные задачи не выполняются. Статья будет полезна как руководителям, так и сотрудникам. Изучив информацию, вы постепенно на бессознательном уровне начнете выстраивать успешные коммуникации и сможете перестроить отношения. Также возрастет исполнительская дисциплина, улучшится климат в коллективе. Начнем.

Если компания или бизнес прошли период, когда задачи ставить было не надо и все прекрасно работало по принципу “Делай как я”, тогда невольно возникают вопросы менеджмента связанные с исполнением задач. Большинство экспертов в области управления дают поверхностный рецепт как правильно ставить задачи, если они не выполняются или выполняются некорректно. Все беды сводятся к неправильности постановки задач из-за нарушение методик и алгоритмов. Существует выведенные практикой или целыми институтами специальные методики постановки задач. Одни алгоритмы постановки задач подойдут бизнесу более технологичному, а другие конкретным нишах и отраслям. Также при постановке задач стоит учитывать эволюцию бизнеса с точки зрения культуры компании и спиральной динамики. Представлю вашему вниманию самые популярные способы постановки задач и их составляющие.

SMART: Specific – конкретная; Measurable – измеримая; Achievable – достижимая; Relevant – значимая; Time bound – ограниченная во времени.

TOTE: Test1 – какой результат нужно получить или что конкретно сделать; Operation – какие действия нужно выполнить; чтобы получить результат; Test2 – как мы поймем, что двигаемся к результату; Exit – как мы поймем, что достигли результата.

HD-RW-RM: Header – заголовок, отвечает на вопрос «Что нужно сделать»; Description – описание, погружает в контекст задачи и детали; Result – результат, описывает критерии, по которым будем определять, что задача выполнена; Way – путь, может показывать, с чего начать, или содержать четкий алгоритм с точками контроля; Redline – время и приоритет, выставляет сроки и показывает, насколько задача важна; Motivation – мотивация, объясняет, зачем результат нужен поставщику, исполнителю и другим заинтересованным сотрудникам.

CLEAR: Collaborative – командная, мотивирует сотрудников работать вместе; Limited – ограниченная, по аналогии со SMART – достижимая и ограниченная во времени; Emotional – эмоциональная, интересна исполнителям; Approachable – доступная, можно разбить на мелкие подзадачи; Refinable – гибкая, может изменяться в процессе выполнения.

FAST: Frequently discussed – часто обсуждаемая, о задаче в команде постоянно говорят, чтобы не упустить ее из виду; Ambitious – амбициозная, выполнимая, но не слишком легкая, чтобы могла вдохновить исполнителей на достижение большего; Specific – конкретная, по аналогии со SMART; Transparent – прозрачная, сама задача и цель, для достижения которой ее нужно сделать, видны всей команде.

Казалось бы, достаточно подобрать для себя методику постановки задач, потренироваться в ней до приобретения навыка с дальнейшей фиксацией для контроля в одной из популярных таск-менеджерах Trello, Worksection, Wrike, Asana, ActiveCollab, Todoist, Битрикс24, ПланФикс, и задачи будут исполняться. А на самом деле так не происходит, хотя технологически и методически все делается правильно. По факту образуется завал, ответственность сваливается друг на друга, многие задачи переносятся, потом забываются. В итоге отношения в коллективе портятся, руководителю приходится давить, увольнять, постоянно напоминать, нервничать и это напоминает День сурка. Что делать и предпринимать в таком случае?

Имея за плечами 12 летний управленческий опыт, хочу вам предложить свое видение решение вопроса, чтобы четко наладить исполнение задач и сформировать исполнительскую дисциплину. Давайте разберем фундамент, на котором строится выполнение задач, здесь же вы сможете увидеть причины, почему не исполняются задачи.

Первый элемент фундамента. Д - договоренности. Мало кто обращает внимание, но перед тем как ставить задачи с людьми в компании, коллегами, создаются договоренности. Эти договоренности могут быть устными или письменными. Например, договоренность быть вовремя. Замечу, что одну и ту же договоренность быть вовремя два человека могут воспринимать по разному. Для одного быть вовремя в 9.00 на рабочем месте является нормой, для другого 9.00 это уже опоздание, и 8.59 нужно уже занять свое рабочее место. И вот таких вот договоренностей, казалось бы мелких, наберется под 20-30 штук, и минимум 5 из них будут влиять на выполнение задач. Причем в каждой компании, в каждом коллективе настолько уникальная среда, что это будут свои договоренности. И если они не проявлены и не распечатаны, если нет ответственности за нарушение этих договоренностей, то и страдать начинают задачи и их исполнение. Смотрите подробнее здесь.

Второй элемент фундамента. Л - личность руководителя. Руководитель - это лидер. Часто конечно, чтобы задачи выполнялись, хочется поменять подчиненных или уволить их и принять новых. Но как ни странно, люди меняются, а ситуация с задачами повторяется. Многие руководители имеют ограниченный набор управленческих инструментов и не понимают, как привести ситуацию в норму. Особенно это проявляется при групповой постановке задач. Если еще один на один с сотрудником удается найти общий язык, то при постановке этому же сотруднику задач на планерке могут начинаться проблемы, да и в целом при работе с коллективом на планерке могут быть сложности, начиная с обратной связи и заканчивая групповой постановкой задачи и ее контролем. Включается деспотизм, авторитарность. У людей падает мотивация и задачи начинаются выполняться из под палки. Здесь могу предложить свои услуги в формате личной консультации, также мы проиграем ролевую модель, когда я получаю задачу от вас, а потом ставлю задачу вам. Как правило сразу становится понятно в чем заключается проблема и как ее решать, так со стороны виднее. Обратную связь и корректировка помогает найти и начать использовать ваш природный стиль управления и постановки задач.

Третий и самый важный элемент фундамента правильной постановки задач. С - система. Исполнительская дисциплина сильно страдает из-за отсутствия системы. Как уже сказал ранее, наличие таск-менеджеров и письменно проработанных договоренностей позволяют в компании частично поднять или начать формировать систему. Вместе с тем система сама по себе позволяет как бы стабилизировать исполнение задач. Если коротко, то система удерживает в структуре и саму компанию, и каждую должность. Почитать о системе вы можете здесь. Структура компании предполагает, что все сотрудники понимают свой функционал, как их результат работы влияет на общее дело и какую пользу приносит клиенту продукт компании. А каждая должность имеет хорошо проработанный кадровый блок, бизнес-процессы, технологические карты. Это приводит к тому, что сотрудники быстро адаптируются, постоянно занимаются улучшением своей зоны ответственности. На уровне системы, сотрудник с самых первых взаимодействий с организацией видит, что от него требуется, как все серьезно, что его труд важен и что о нем позаботились и подготовили рабочее место, ответили на все вопросы. У него даже мысли не возникает не исполнять задачи, а ведь 90% задач ставятся сотруднику именно по его функционалу.

Подводя итоги статьи хочется сказать, что для поднятия исполнительской дисциплины помимо методик и цифровых досок с задачами следует проработать систему и создать договоренности. Если вопрос не начать решать комплексно, то получится такая ситуация, то уже сформированная культура компании постоянно будет вас как бы возвращать в прежнюю колею. Лишь немногие лидеры могут в одиночку поменять среду, чаще среда меняет человека. Вместе мы можем изменить среду и сделаем настоящий конвейер по исполнению задач при комплексной проработке системы. Самый быстрый результат для тушения пожаров можно достичь и поработать над собой, так как это самый быстрый путь, так как меняя себя мы воздействуем на других. Приглашаю на консультацию, после которой вы сможете значительно улучшить исполнительскую дисциплину.

Клуб управленцев и инвесторов

Как правильно ставить задачи и давать поручения сотрудникам?

Методики и способы постановки задач

Четыре элемента для успешной постановки задачи: З-существующие методики, Д-догворенности, Л-личность руководителя, С-система

Записаться на безоплатную консультацию прямо сейчас

Родионов Иван