Дублирование функционала сотрудника, как обезопасить и стабилизировать бизнес?

Данная статья посвящена системному управлению. Введение в организацию системного подхода позволит сразу же решить многие возникающие и накапливающиеся проблемы исполнительской дисциплины. Сама по себе система будет работать на вас днем и вечером, она будет показывать отклонения. Снизит зависимость от конкретных людей и поднимет организацию на новый уровень. Самое важное, что запустится процесс постоянных улучшений.

По какой-то неведомой причине многие руководители думают, что бизнес должен работать как часы, при этом не нужно особо прикладывать усилия и разбираться в нем. А когда реальность показывает обратную сторону медали, часто можно увидеть злость, раздражение, отчаяние. Любая система сначала собирается из сложных компонентов, потом калибруется и настраивается. Вопрос в том, какая стадия построения бизнес системы у вас? Ниже приведу пример структуры системы.

Если систему бизнеса представить с позиции собственника и управленца, то мы получим 10 зон ответственности, которые требуют внимания. Данный подход применим к любому бизнесу. Выход из операционной деятельности предполагает, что все зоны ответственности замыкаются на генерального директора и команду под ним. Такой подход позволяет взглянуть на бизнес и проект не только с позиции получения прибыли, но и в целом, а что у меня хорошо, а где требуется внимание. Достаточно просто также проводить анализ своего проекта или бизнеса и оценивать перекосы, нужен только Эксел или Гугл Таблица и построение диаграммы.

Настоящая сложность возникает именно в момент, когда мы начинаем описывать функционал конкретного работника и наше с ним взаимодействие. Ведь появляются роли руководитель и исполнитель. И это помимо самой должности. Часто получается, что есть сотрудник и он на себе несет сразу функции 3-4 позиций. Видно как ему тяжело и что ему не хватает и времени и опыта. И так продолжается уже долгие годы. В момент создания функциональной схемы и описания текущего рабочего процесса становится понятно, что изменить это быстро, во-первых, достаточно рискованный шаг, а во-вторых, просто нет на это ресурса. Но задача на самом деле решаема.

Каждая должность в компании описывается подробно. Мы изначально понимаем какие люди и с какими компетенциями нам нужны, создаем для них объявление при подборе персонала. Далее на собеседовании проверяем их дорогие компетенции на входе, а дешевые компетенции, например, знание о нашем продукте можно быстро вырастить. Потом они получают доступ к описанным бизнес процессам всей компании и подробно читают договоренности в рамках компании. Таким же образом новые сотрудники вникают в технологические карты своего участка. Стоит отметить, что если у нас нет потока людей, то весь комплект документов мы делаем с действующими сотрудниками, но вначале там, где есть текучка. Далее сотрудники сдают тест на освоение должности в формате Гугл Формы и можно начинать работать. По времени адаптация занимает 2-3 рабочих дня и требует от руководителя максимум 3 встречи по часу. А далее сотрудник сам вносит изменения и улучшения в свой рабочий процесс. Так работает система в части кадрового блока приема менеджеров по продажам.

Ну и самое вкусное я оставил на десерт. Когда у нас полностью описан функционал должности, мы с вами дополнительно обучаем этому функционалу еще одного сотрудника из организации и как бы дублируем должность на случай болезни, отпуска, неожиданного увольнения. Таким образом у нас есть воронка подбора нужного нам персонала, несколько дней на обучение и выход кандидата, а его отсутствие будет для нас незаметно, так как прикроет другой сотрудник. И так все важные функции в компании будут задублированы. Вам кажется это невозможно? Думаете сложно передоговорится с текущим персоналом? У меня уже полностью описаны ключевые позиции на 80% и мы можем лишь доработать под вас на 20% и интегрировать вам 1-2 позиции, а далее компания сама постепенно сделает по аналогии. Буду рад вам помочь также после внедрения системы, усилить исполнительскую дисциплину за счет того, что в вашей компании станут 100% исполняться задачи и поручения.

Клуб управленцев и инвесторов

Дублирование функционала сотрудника, как обезопасить и стабилизировать бизнес?

В бизнесе 10 зон ответтсвенности и каждая зона ответственности имеет свою структуру

Записаться на Zoom со скидкой 33% прямой сейчас

Родионов Иван